Règlements du Salon

Le concept de base du (des) Salon(s) et conférences Sécurité Canada [Le(s) Salon(s)] est de rendre les aires d’exposition accessibles et visuellement attrayantes pour les participants. Les plans de salle ont été conçus de manière à ce que tous les emplacements d’exposition soient adéquats et qu’ils soient également visibles pour les participants. Les règles et règlements suivants ont été rédigés et s’appliqueront afin de donner à chaque Exposant l’occasion de faire de son emplacement un usage optimal sans empiéter sur les droits des autres exposants. Aux fins de ce Contrat, le terme Exposant a la seule et même signification que le terme Entreprise.  

1.         Direction. Dans le cadre de ces règles et règlements, les termes « Direction du Salon » désignent l’Association Canadienne de la Sécurité (« la CANASA »), son Conseil d'administration et tout mandataire, employé, agent, successeur, ayant droit, ainsi que toute personne, nommée, déléguée ou embauchée par la CANASA pour gérer un ou l’autre ou tous les aspects des conférences ou expositions de Sécurité Canada.

2.         Modalités de paiement : Pour qu'un exposant puisse installer son kiosque, son espace d'exposition, tel que décrit dans ce Contrat, doit être entièrement payé.  Si le paiement complet n’est pas effectué avant la date limite de paiement indiqué sur la page couverture du présent Contrat, l’Entreprise sera réputée avoir abandonné son espace d’exposition et sera déchue de (c.-à-d. perdra) tout dépôt qu’elle aurait pu faire. 

3.         Ce contrat a pour but de faire en sorte que l'espace réservé par l'Entreprise soit occupé; si l'Entreprise n'occupe pas l'espace qu'elle a réservé, la Direction se réserve le droit d'occuper ledit espace ou de faire en sorte qu'il soit occupé, à la discrétion de la Direction, dans ce qu'elle croit le meilleur intérêt du Salon, sans toutefois dégager l'Entreprise de ses responsabilités aux termes des présentes.

4.         Éléments d’exposition admissibles. Les éléments d’exposition sont limités aux entreprises ou à toute entité offrant des matériaux, des produits ou des services présentant un intérêt particulier pour les inscrits. La Direction du Salon se réserve le droit de déterminer l’admissibilité de tout produit destiné à l’exposition. L’Exposant consent à ce que ses éléments d’exposition fassent l’objet d’un examen d’admissibilité et à occuper son emplacement dans le strict respect des règles et règlements stipulés aux présentes.

5.         Limite de responsabilité. L’Entreprise dégage de toute responsabilité la Direction du Salon, la CANASA, l’établissement abritant le hall d’exposition (« l’Établissement ») et la ville qui accueille le Salon, leurs dirigeants, directeurs, agents, employés, successeurs et mandataires pour toute réclamation, toute perte, toute poursuite, tous dommages, tout jugement, toutes dépenses, tous coûts et frais quels qu’ils soient découlant de son occupation de l’espace d’exposition stipulé aux présentes, par suite de blessures, d’un décès, de dommages à la propriété, de pertes, ou pour quelque raison que ce soit invoquée par l’Entreprise, ses dirigeants, directeurs, agents, employés, sous-locataires et tous les autres tiers.

            La Direction du Salon n’assume aucune responsabilité pour la perte ou les dommages aux présentoirs, éclairages, biens, équipements ou machinerie appartenant aux Exposants, qu’ils résultent, d’un acte criminel ou terroriste, de la foudre, d’un incendie, d’une tempête, d’une catastrophe naturelle, d’une défaillance du système de climatisation ou de chauffage, de vol, de méfait, d’une disparition inexpliquée, d’une alerte à la bombe ou de quelque cause que ce soit. Tous les éléments amenés sur place sont présentés en exposition aux seuls risques de l’Exposant et l’Entreprise doit en assurer la protection en tout temps.

            L’entreprise consent également à ce que les dispositions de ce paragraphe s’appliquent si la perte, le dommage ou la blessure, sans égard à la cause ou à l’origine, subis par une personne ou un bien résulte directement ou indirectement de l’exécution ou de l’inexécution des obligations instituées par ce Contrat ou de la négligence, active ou autre, d’une responsabilité stricte, de violation de toutes les lois applicables ou de toute autre faute alléguée en relation avec ce Salon. En aucun cas, la Direction du Salon ne pourra être tenue responsable pour toute réclamation pour des dommages-intérêts exemplaires ou punitifs, dommages pour perte de profits ou de revenus, dommages indirects ou spéciaux de quelque nature que ce soit, qu’ils soient afférents à la perte, ou à la perte d’usage des présentoirs, dispositifs d’éclairages, biens, équipements ou machinerie appartenant aux exposants.

            L’Entreprise consent également à dégager la Direction du Salon de toute responsabilité en cas d’erreur ou d’omission au chapitre de l’inscription du nom de l’Exposant dans le Répertoire officiel du Salon et dans tout matériel promotionnel.

            L’Entreprise s’engage à dégager de toute responsabilité la Direction du Salon, et à reconnaître sa non-responsabilité, pour toute réclamation pour tout dommage, coût et dépense, y compris, mais sans s’y limiter, des frais d’avocats raisonnables (sur une base indemnité importante/procureur-client) et des montants payés pour des transactions concernant de telles réclamations liées aux actes (qu’ils soient intentionnels ou accidentels) ou à la négligence de l’Exposant, ses dirigeants, directeurs, employés, agents, délégués, successeurs, entrepreneurs, sous-traitants ou de toute autre personne au sens de la loi, sont sous la responsabilité de l’Exposant.

6.         Règles générales. L’Exposant accepte de se conformer aux règles et règlements adoptés par la Direction du Salon dans les meilleurs intérêts du Salon et accepte que les décisions rendues par la Direction du Salon au chapitre de l’adoption de toute règle ou tout règlement jugé nécessaire avant, pendant et après la présentation du Salon, soient finales et sans appel.  La Direction du Salon se réserve le droit à tout moment de modifier ou de retirer, partiellement ou entièrement, en tout temps, des éléments d’exposition, du matériel imprimé, des produits, des affiches, des éléments d’éclairage ou de production de son et d’expulser des Exposants ou leur personnel si, de l’avis de la Direction du Salon, leur conduite ou les éléments d'exposition sont de nature à causer un préjudice à la Direction du Salon, aux autres participants du Salon ou au public.

7.         Exposants principaux. Seule l’Entreprise ayant fait la demande et négocié un espace d’exposition, et dont le nom figure au Contrat, sera autorisée à occuper l’espace négocié et à le payer.  Seul le nom de l’Entreprise figurant au contrat apparaîtra dans les documents imprimés du Salon – y compris le matériel publicitaire, les affiches et les insignes porte-nom.

8.         Sous-location d’un emplacement. L’emplacement attribué à l’Exposant par contrat ne peut être sous-loué ni partagé avec des non-exposants sans la permission écrite de la Direction du Salon.

9.         Emplacements de choix. Les emplacements de choix et privilégiés pourront être sujets à des prix spéciaux.

10.       Représentants au kiosque. Seuls les employés de l’Exposant et ses représentants autorisés pourront agir à titre de représentant au kiosque. L’Exposant doit assurer la présence du personnel nécessaire en tout temps pendant les heures d’ouverture du Salon. 

11.       Conduite de l’Exposant. Il est absolument interdit d’effectuer des ventes au détail pendant le déroulement du Salon. Toute infraction à cette règle entraînera la fermeture du kiosque. Sous réserve des clauses précédentes, la distribution d’échantillons, de souvenirs, de publications, etc., ainsi que la vente ou toute activité de promotion de vente doivent être placées sous la direction de l’Exposant et être menées de l’intérieur du kiosque. Toute distribution d’objets pouvant nuire aux activités des kiosques voisins ou en obstruer l’accès, ou encore, gêner la circulation dans l’allée, est interdite.   Aucun objet contenant un produit étranger aux produits ou aux matériaux fabriqués, traités, utilisés ou vendus par l’Exposant dans ses propres produits et services ne peut être distribué sans la permission écrite de la Direction.

12.       Attribution d’un espace d’exposition. L’espace d’exposition sera attribué par la Direction du Salon en tenant compte de ce qui suit : a) Membre de la CANASA, g) nombre de kiosques requis, c) historique à titre d’exposant aux Salons de la CANASA, d) date de la demande et réception du dépôt par la CANASA.

13.       Installation et démantèlement des kiosques. L’Exposant s’engage à ce que son kiosque soit installé et pourvu en personnel à temps pour l’ouverture du Salon. L’Exposant ne peut commencer à démanteler son kiosque en partie ou en totalité, ni enlever des objets ou des produits en présentation avant la fermeture officielle du Salon. Tout manquement à cette directive sans la permission expresse de la Direction pourrait entraîner la perte de privilèges pour des expositions à venir et entraînera des frais de 500 $ qui seront facturés après le salon et qui devront être payés immédiatement. L’Exposant s’engage également à retirer ses éléments d’exposition et son équipement des lieux du Salon avant la date butoir de déménagement définitif, à défaut de quoi, il sera responsable de tout coût additionnel encouru.

14.       Protection contre l’incendie. Des produits ignifuges doivent être utilisés. Aucun liquide ni aucune substance inflammables ne peuvent être utilisés dans les kiosques, ni y être visibles. Les sorties de secours ne doivent pas être obstruées et l’accès aux équipements de protection contre l’incendie dont les extincteurs automatiques d'incendie, les robinets d’incendie armés, les extincteurs portatifs et les avertisseurs d’incendie ne doit pas être gêné.

15.       Électricité. Tous les équipements électriques fonctionnels utilisés dans le kiosque doivent être homologués CSA ou afficher l’approbation des organismes provinciaux compétents en cette matière. 

16.       Assurance. L’Exposant est responsable de souscrire une assurance (générale ou de responsabilité civile) pour sa participation au Salon et d’en assumer les coûts. De plus, si l’Exposant devait confier des services à forfait à des « Entrepreneurs non officiels du Salon », ces Entrepreneurs devront également fournir une preuve d’assurance (générale ou de responsabilité civile) ainsi qu’une attestation de conformité aux dispositions du régime d’indemnisation des accidents du travail de la province dans laquelle a lieu le Salon avant que l’autorisation de travailler sur les lieux ne leur soit délivrée.

17.       Responsabilité et dommages à la propriété. La Direction du Salon ou des installations ne saurait être tenue responsable des pertes et des dommages aux présentoirs soit pendant leur transport vers ou hors des installations du Salon, soit pendant qu’ils se trouvent sur place. Dans tous les cas, l’Exposant devra assumer l’entière responsabilité pour les dommages ainsi causés à la propriété, ou pour les accidents ou les blessures subis par lui-même ou ses employés. Tous les emplacements sont loués conformément aux règles et règlements en vigueur s’appliquant aux installations, et ceux-ci figurent dans le manuel de l’Exposant au Salon.

18.       Loteries et concours. Il est interdit aux Exposants d’organiser des tirages ou des loteries sans la permission expresse écrite de la Direction du Salon. Si de telles activités sont permises, il incombe à l’Exposant de s’assurer que les lois et la réglementation pertinentes soient respectées. La Direction du Salon se réserve le droit d’interdire l’application de toute prime ou nouveauté inadmissibles et d’empêcher la vente ou la distribution d’objets ou de produits qu’elle juge dangereux pour la santé ou la sécurité des participants au Salon.

19.       Démonstrations. Les allées doivent être maintenues libres en tout temps. Les démonstrations doivent être menées à l’intérieur de la bordure de l’allée dans l’espace réservé au kiosque. Si l’on s’attend à ce que des attroupements de spectateurs se forment à un moment ou à un autre, on doit prévoir un espace libre entre chaque espace d’exposition afin de permettre aux spectateurs de se rassembler. Si des spectateurs gênent la circulation normale dans l’allée ou que des attroupements débordent dans l’allée, la Direction du Salon se réserve le droit de demander que ces présentations soient limitées ou annulées. 

20.       Niveau de son. Le niveau de son entourant toute démonstration ou émanant d’une chaîne stéréo ou d’équipements sonores doit être limité au minimum afin de ne pas nuire à qui que ce soit.  La Direction du Salon se réserve le droit de déterminer le niveau de son acceptable et peut exiger de l’Exposant qu’il respecte cette directive.

21.       Aliments et boissons. Il est interdit de servir des aliments ou des boissons au kiosque à moins que l’Exposant en ait reçu la permission expresse écrite de la Direction du Salon.

22.       Suites de réception, activités de l’Exposant Tel qu’indiqué dans le Guide du Salon, la Direction du Salon demande aux Exposants de limiter l’accueil de participants dans leur suite de réception, leurs fonctions sociales ainsi que les séminaires hors-kiosque à des périodes qui n’entrent pas en conflit avec toute autre fonction de la CANASA. De plus, l’Exposant accepte de ne pas inviter les participants à l’extérieur de l’aire d’exposition durant les heures régulières du Salon.

23.       Admission. La Direction du Salon exercera seule et en tout temps le plein contrôle sur les règles d’admission.

24.       Annulation. Le présent Contrat peut être annulé par l’une ou l’autre des parties à la condition qu’un avis écrit soit reçu 90 jours avant l'ouverture du Salon. Si la Direction du Salon annule l’activité, elle remboursera tous les montants payés par l’Exposant à moins que cette annulation ait été causée par le manquement de l’Exposant de payer les montants dus et exigibles en conformité avec le calendrier de paiements, auquel cas, la Direction du Salon imputera des frais d’annulation équivalant à 10 % des coûts de l’espace stipulé au Contrat. Si c’est l’Exposant lui-même qui désire annuler son Contrat, celui-ci devra payer des frais d’annulation à la Direction du Salon équivalant à 10 % des coûts de l’espace réservé au contrat, frais qui pourront être déduits de tout dépôt tenu par la Direction du Salon. Si l’Exposant annule entre 60 et 90 jours avant l’ouverture du Salon, des frais représentant 20 % du coût de l’espace réservé par contrat seront imputés. Si l’annulation est demandée à moins de 60 jours avant l’ouverture du Salon, aucun remboursement ne sera accordé.

Les parties acceptent également que les frais d’annulation susmentionnés ne constituent pas une pénalité mais qu’ils représentent plutôt les dommages véritables estimés à l’avance. La résiliation de ce Contrat signifie que l’Exposant renonce à tous ses droits et à toute possibilité de réclamation relativement à l’emplacement attribué, et la Direction du Salon sera libre de louer cet espace à d’autres exposants et de récupérer le coût de l’espace à titre de dédommagement. La Direction du Salon se réserve le droit de modifier, à sa seule discrétion, la date ou les dates de tenue du Salon, et elle ne saurait être tenue responsable de dommages quels qu’ils soient découlant de telles modifications. De plus, la Direction du Salon n’assume aucune responsabilité pour les dommages quels qu’ils soient relatifs au défaut d’exécuter les conditions du présent contrat en tout ou en partie, qu’ils soient la cause directe ou indirecte ou conséquents à un acte criminel ou terroriste, un incendie, une tempête, une inondation, un conflit armé, une rébellion, une insurrection, une émeute, un mouvement populaire, une grève ou pour quelque motif que ce soit hors du contrôle de la Direction du Salon. Dans le cas où l’espace exploité par l’Exposant deviendrait inutilisable pour une raison ou une autre, l’Exposant ne sera tenu de payer que pour la période pendant laquelle il a exploité ou aurait pu exploiter l’espace, et la détermination de cette période est laissée à la seule discrétion de la Direction du Salon. 

25.       Exceptions. Bien que des exceptions aux présentes ne soient ni prévues ni encouragées, toute demande de cette nature devra être soumise par écrit à la Direction du Salon au moins 60 jours avant la date d’ouverture du Salon. La Direction du Salon examinera les demandes et rendra une décision par écrit dans les 20 jours suivant la réception d’une telle demande.

26.       Modification des règles. Toute disposition non prévue dans les clauses du présent contrat sera assujettie à la seule décision de la Direction du Salon. La Direction du Salon aura les pleins pouvoirs en matière d’interprétation, de modification ou d’application des règles et règlements stipulés aux présentes, et que de telles modifications, lorsque faites et portées à l’attention de l’Exposant, feront partie intégrante des présentes et seront assujetties aux conditions et modalités stipulées aux présentes. 

27.       Règles de santé et sécurité : Une entente sur les règles de santé et sécurité, obtenue sur le site Internet des Salons Sécurité Canada, doit être signée par un représentant autorisé de l’Entreprise et retourné à la Direction du Salon avec une copie signée du Contrat de l’exposant. L’Entreprise s’engage à se conformer à toutes les sections applicables de la loi sur la santé et la sécurité au travail, qui exigent entre autre que l’Entreprise, ses employés et ses entrepreneurs prennent tous les moyens nécessaires et toutes les précautions raisonnables pour protéger la santé et la sécurité de toutes les personnes prenant part au Salon.

28.       Guides de recommandations pour l’Exposant. Tous les murs arrière des kiosques simples et en ligne sont limités à une hauteur de 8 pieds et les intercalaires entre les kiosques à une hauteur de 3 pieds. Aucune pièce d’armature du présentoir dont la hauteur maximale est de 8 pieds ne peut être projetée vers l’avant à plus de 5 pieds du mur arrière.

            Tous les côtés et toutes les surfaces d’exposition (kiosque et enseigne) qui sont exposés à la vue, doivent être aménagés et décorés adéquatement. Tout manquement à présenter une surface adéquatement aménagée peut entraîner des frais pour masquer cette surface.

29.       Photographies. Aucune photo ou vidéo ne peut être prise dans la salle d’exposition sans la permission écrite de la Direction du Salon. La Direction du Salon se réserve le droit de confisquer et de supprimer les images saisies sans permission et d’expulser les parties responsables de la salle d’exposition.